さいたま市ＰＴＡ協議会 オフィシャルwebサイト

さいたま市ＰＴＡ協議会　個人情報取扱規定

（目　的）
第１条　この規程は、さいたま市PTA協議会（以下、「本会」という。）会則第５条第２項に基づき、本会が保有する会員の
個人情報の適正な取扱いと、活動の円滑な運営を図るとともに、個人の権利・利益を保護する事を目的に、名簿の作成・管理
及びその他の個人情報の取扱いについて定める。

（責　務）
第２条　本会は、個人情報保護に関する法令を遵守するとともに、あらゆる場面において個人情報の保護に努めるものとする。

（管理者）
第３条　本会の個人情報の管理者（以下、「管理者」という。）は本会副会長とし、本会会長がこれを任命する。

（取扱者）
第４条　本会の個人情報の取扱者（以下「取扱者」という。）は本会事務局職員とする。

（秘密保持義務）
第５条　管理者・取扱者は、職務上知ることができた個人情報をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に使用することは
できない。その職を退いた後も同様とする。

（収集方法）
第６条　本会は個人情報を収集するときは、あらかじめその個人情報の利用目的を決め、本人に明示するものとする。
２　要配慮個人情報などを収集する場合はあらかじめ本人の同意を得るものとする。

（利　用）
第７条　取得した個人情報は、次の目的で利用する。
（１）　会員名簿、緊急連絡簿、役員名簿等の作成・運用
（２）　事業の参加者名簿作成・運用、その他の文書の配布

（利用目的による制限）
第８条　管理者・取扱者はあらかじめ本人の同意を得ないで第７条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を
超えて個人情報を取り扱ってはならない。

（管　理）
第９条　個人情報は、管理者・取扱者が保管するものとし、適正に管理する。
２　不要となった個人情報は管理者立ち合いのもとで、適正かつ速やかに廃棄するものとする。

（保管および持出し等）
第１０条　個人情報を取り扱う電子機器等についてはセキュリティ管理を厳密に実施し、持出しについては、電子メールでの
送信の差異は暗号化、デバイス本体又はファイルのパスワード設定等の管理を適切に行うものとする。
２　紙媒体に記載されたものは鍵のかかる場所で保管し、管理者・取扱者以外の者の目に触れる場所に放置しない等、簡易を
適切に行うものとする。

（第三者提供の制限）
第１１条　個人情報は次に掲げる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ないで第三者に提供してはならない。
（１）　法令に基づく場合
（２）　人の生命、身体又は財産の保護のために必要な場合
（３）　公衆衛生の向上又は児童生徒の健全育成の推進に必要がある場合
（４）　国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要が　ある場合
第１２条　個人情報を第三者に提供したときは、次に掲げる事項について記録を作成し、保存する。
（１）　第三者の氏名
（２）　提供する対象者の氏名
（３）　提供する情報の項目
（４）　提供する対象者の同意に関する事項

（第三者提供を受ける際の確認事項）
第１３条　第三者から個人情報の提供を受けとるときは、次の事項について記録を作成し、保存する。
（１）　第三者の氏名
（２）　第三社が個人情報を取得した経緯
（３）　提供を受ける対象者の氏名
（４）　提供を受ける情報の項目
（５）　対象者の同意に関する事項（事業者でない個人から提供を受ける場合を除く）

（情報開示等）
第１４条　本会は、会員本人から個人情報の開示、利用停止、追加、削除を求められた時は、法令に沿ってこれに応じるもの
とする。

（漏洩時の対応）
第１５条　個人情報を漏洩等（紛失含む）した恐れがあることを把握した場合は、直ちに管理者である副会長及び会長に報告
し、必要な対策を遅滞なく講じるものとする。

（研　修）
第１６条　本会は、会員に対して、定期的に個人情報の取扱いに関する留意事項について研修を実施するものとする。

（苦情の処理）
第１７条　本会は、個人情報の取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努めなければならない。

附　則
本規定は、平成３０年６月１６日より施行する。

さいたま市ＰＴＡ協議会　職員服務規程

第１章　趣　　旨

（趣　旨）
第１条　この規程は会則第４章に基き、職員について必要な事項を定める。

（職制）
第２条　職員の職制は次のとおりとする。
２　事務局長は会長の指示をうけて事務局を統括する。
３　事務局員は事務局長を補佐し、その指示をうけて事務を処理する。
４　本事務局に統括専務を置くことができる。

（義務）
第３条　職員は、本会の会則・細則及び諸規程を守り、ＰＴＡの使命を自覚し、公正誠実を旨とし職務にあたるものとする。

（秘密保持）
第４条　職員は、職務上知り得た機密事項について、外部に漏らしてはならない。
２　前項は職員が退職した後にも適用する。

（勤務時間）
第５条　職員の勤務時間は、１０時から１６時とする。

附　　則
１　本細則は、令和元年６月１５日から一部改正施工する。
第１章　趣　　旨

（趣　旨）
第１条　この規程は会則第７章に基き、本会の財務状況を明らかにするため規定する。

第２章　負担金・その他の収入

（負担金）
第２条　負担金は、各区Ｐ連会長が各校ＰＴＡから徴収し、６月末日までに本会に納入する。

（負担金の額）
第３条　各校ＰＴＡの負担金の額は、会員１人当たり50円とする。
２　準会員の負担金は免除し、準構成団体の負担金として、１ＰＴＡ当たり10,000円とする。

（保険事務取扱手数料）
第４条　保険事務取扱手数料は、特別会計に算入し、取扱事務費に充てる。

第３章　事務局運営費

（事務局職員手当）
第５条　事務局職員の手当は、原則として時給換算1,000円程度の月給制とする。
２　事務局長の役職手当は、月額10,000円とする。

（事務局職員退職手当）
第６条　事務局職員退職手当引当金として、年度ごとに積み立てる。
２　事務局職員退職手当の支給方法及び額については、正副会長会で決定する。

（事務機器購入積立）
第７条　事務局で使用する事務機器購入のために、年度ごとに積み立てる。
２　本会で購入する事務機器の、金額による決済権の所在は次のとおりとする。
�@　1,000,000円以上　　　　　　　 　 総会
�A　200,000円以上1,000,000未満　　　理事会
�B　50,000円以上200,000円未満　 　　正副会長会
�C　50,000円未満　　　　　　　　　　 会長及び事務局

（特別事業積立金）
第８条　特別事業を開催するために、年度ごとに積み立てる。
２　前項の積立額は、児童・生徒ワイド補償制度の決算残高から必要経費を差引いた金額とする。
３　特別事業積立金は総会で承認されたさいたま市ＰＴＡ協議会が主催・共催する本会の目的を達成するための事業の助成にあてる。
�@日本ＰＴＡ全国研究大会
�A関東ブロック研究大会
�B政令指定都市情報交換会（研究大会）
�Cさいたま市ＰＴＡ協議会研究大会・周年事業等

第４章　派遣費

（派遣費の支給）
第９条　本会の役員及び職員が、会務により出張するとき、次の派遣費を支給する。ただし、各所属区Ｐ連から派遣されるときは支給しない。
�@交通費　公共交通機関の実費とし、自宅を起点とする。
�A宿泊費　宿泊を伴う出張は、原則として１泊につき10,000円を上限とし、実費を支給する。
ただし、外部団体からの出席要請を受けて出張し、主催者指定の宿泊施設を利用するときは、正副会長会の承認の上、全額支給する。

第５章　慶弔費

（慶弔費）
第１０条　本会の役員及び関係団体の長に、慶弔金を支給・贈呈することができる。
２　慶弔金の額は、正副会長会で決定する。

第６章　その他

（その他）
第１１条　その他この規程にない会計執行については、正副会長会で決定する。

附　　則
１　この規程は、平成１３年５月１日から施行する。
２　本細則は、平成１４年６月２２日から一部改正施行する。
３　本細則は、平成１４年９月２５日から一部改正施行する。
４　本細則は、平成１５年６月２１日から一部改正施行する。
５　本細則は、平成１６年６月１９日から一部改正施行する。
６　本細則は、平成１８年６月１７日から一部改正施行する。
７　本細則は、平成２２年６月２６日から一部改正施行する。


（趣　旨）
第１条 この規程は、さいたま市ＰＴＡ協議会細則第４章に基き、役員候補者推薦委員会（以下「本委員会」という。）について必要な事項を定める。

（職　務）
第２条　本委員会は、本会の会長・副会長及び監事の候補者を選出し、本人の同意を得た上で理事会に報告し、総会に推薦する。
２　役員候補者の選出は、本委員会の専決事項とする。

（構　成）
第３条　本委員会は、理事の中から各区１名の合計１０名で構成する。
２　退任理事がいる場合、退任理事を優先させる。
３　常任理事は、退任理事以外でその職に就くことができない。

（任　期）
第４条 本委員会は、会長の指示により発足し、次年度の総会終了後解散する。

（委員長・副委員長）
第５条　委員の互選により委員長1名、副委員長2名を選出する。
２　委員長は本委員会を招集し、議長を務める。
３　副委員長は委員長を補佐する。

（候補者の条件）
第６条 会長及び副会長候補者は、理事の中から選出する。
２　副会長のうち１名は、さいたま市校長会から選出する。
３　監事候補者は、各校ＰＴＡ会長及びさいたま市校長会から各1名を選出する。
４　本委員会の委員は自ら候補者となることはできない。

附　　則
１　この規程は、平成１６年２月４日から施行する。
２　この規程は、平成２１年６月２０日から一部改正施行する。
３　この規程は、平成２３年１月１９日から一部改正施行する。
４　この規程は、平成２３年５月１８日から一部改正施行する。
５　この規程は、平成２４年１月１８日から一部改正施行する。
３　この規程は、平成２７年１１月１８日から一部改正施行する。

（趣　旨）
第１条　この規程はＰＴＡにおける活動が社会教育の発展に貢献したことについて、本会の会長が表彰することと、他団体の表彰における被表彰者の推薦について必要な事項を定める。

（会長表彰）
第２条　特に功績があった団体・個人については、理事会の審議により表彰状を授与しその功績をたたえる。

（被表彰者の推薦）
第３条　会長が関係団体からの依頼により、本会に所属する団体または個人の推薦をする場合、理事会において選考を行う。

（感謝状）
第４条　会長は、退任役員に対し感謝状を贈呈する。

（贈呈・授与）
第５条　表彰状の授与・感謝状の贈呈は、定期総会に伴い行う。

附　　則
１　この規程は、平成１５年１１月１２日から施行する。

さいたま市ＰＴＡ協議会　｢子どもの顔が見える事業｣補助金交付要綱

（趣　旨）
第１条　この要綱は、さいたま市ＰＴＡ協議会（以下「本会」という。）の構成するさいたま市内各行政区毎の連合会（以下「区Ｐ連」という。）に対して、本会の基本方針に基づきその推進を目指す活動に対して予算の範囲内において、補助金を交付することとする。
（補助対象事業）
第２条　補助金の交付の対象となる事業は、次の各号のいずれかに該当する事業とする。
（１）子どもたちの語句性・特徴を活かした魅力あるＰＴＡ活動のための事業
（２）子どもたちを通して区Ｐ連のコミュニケーションを諮るための事業
（３）会長が必要と認める事業
２　前項各号の規程にかかわらず、次の各号のいずれかに該当するときは、補助金の交付対象外とする。
（１）営利が目的であると認められるもの
（２）宗教的又は政治的な宣伝又は活動を意図すると認められるもの
（３）本会の他の補助金を受けて実施するもの
（４）本会協賛事業でない事業
（５）区Ｐ連を構成する２／3以上の学校が参加しない事業
（補助事業対象者）
第３条　補助事業対象者は本会に属する区Ｐ連とする。ただし、次に掲げるものを除く。
（１）会費を滞納している区Ｐ連
（補助金の額）
第４条　補助金の額は、第２条第１項各号に掲げる事業に要する経費で理事会が定める額とする。
（補助金の交付申請）
第５条　補助金の交付を受けようとする区Ｐ連は、さいたま市ＰＴＡ協議会子どもの顔が見える事業補助金交付申請書（様式第１号）に次に掲げる書類を添えて、理事会に申請しなければならない。
（１）事業計画書
（２）収入支出予算書
（３）会則、規約又はそれに代わるもの
（４）役員名簿、実行委員会名簿又はそれに代わるもの
（５）前４号に掲げるもののほか、理事会が必要と認める書類
２　理事会は、申請団体の行う事業の目的及び内容により必要がないと認めるときは、前項に掲げる書類の一部を省略することができる。
（補助金の交付決定）
第６条　理事会は、前条の規程による申請があったときは、当該申請に係る書類を審査し、補助金の交付の可否を決定するものとする。
２　理事会は、前項の規程により、補助金の交付の可否を決定したときは、その結果をさいたま市ＰＴＡ協議会子どもの顔が見える事業補助金交付・不交付決定通知書（様式第２号）により申請団体に通知するものとする。
３　理事会は必要があると認めるときは、補助金の交付の決定に当たり条件を付すことができる。
（事業の変更等）
第７条　補助金の交付の決定を受けた区Ｐ連（以下「決定団体」という。）は事業計画を変更（理事会が認める軽微な変更・中止・廃止承認申請書（様式第３号）を理事会に提出し、その承認を受けなければならない。
２　理事会は、前項の規程による承認の申請があったときは、内容を審査し、その結果をさいたま市ＰＴＡ協議会子どもの顔が見える事業変更・中止・廃止承認通知書(様式第４号）により決定団体に通知するものとする。
（実績報告）
第８条　決定団体は、補助事業が終了したときは、速やかにさいたま市ＰＴＡ協議会子どもの顔が見える事業補助金実績報告書（様式第５号）に次に掲げる書類を添えて理事会に報告しなければならない。
（１）事業報告書
（２）収入支出決算書
（３）前２号に掲げるもののほか、理事会が必要と認める書類
（補助金の額の確定）
第９条　理事会は、前条の報告書の提出ががあった場合において、当該報告に係る書類を審査し、当該報告に係る事業の内容及びこれに付された条件に適合すると認めたときは、交付すべき補助金の額を確定し、さいたま市ＰＴＡ協議会子どもの顔が見える事業補助金確定通知書（様式第６号）により、当該決定団体に通知するものとする。
（補助金の交付）
第１０条　補助金は前条の規程により交付すべき補助金の額を確定したあとに交付するものとする。ただし、理事会が必要があると認める時は、補助金の全部又は一部を当該確定の前に交付することができる。
２　決定団体は、前項の規程により補助金の交付を受けようとするときは、さいたま市ＰＴＡ協議会子どもの顔が見える事業補助金請求書（様式第７号）を理事会に提出しなければならない。
（交付決定の取り消し等）
第１１条　理事会は決定団体が次の各号のいずれかに該当すると認めたときは、補助金の交付決定の全部又は一部を取り消し、又は変更することができる。
（１）この要綱の規程に違反し、又は理事会の指示に従わないとき。
（２）補助金を補助の目的以外に仕様したとき。
（３）事業を行うに当たり、不正、怠慢その他不適切な行為を行ったとき。
（４）事業の変更等により、事業の全部又は一部を継続することができなくなったとき。
（５）前条第１項ただし書の規程により交付を受けた補助金の額が第９条の規程により確定した額を超えているとき。
２　理事会は、前項の規程により補助金の交付決定を取り消し、又は変更したときは、期限を付して補助金の全部又は一部を変換させるものとする。
３　前項の期限は、同項の規程により返還を請求する日から起算して１５日以内とする。
（書類の整備）
第１２条　決定団体は、補助金の交付に係る経費の収入支出を明らかにした書類及び帳簿当を整備し、これを５年間保存しなければならない。
（補足）
第１３条　この要綱に定めるもののほか必要な事項は、理事会が別途規程に定める。

附則
この要綱は、平成２６年５月１５日から施行する

さいたま市ＰＴＡ協議会　｢ビデオ電話会議システム運用規程」

（準　備）
第１条　常任理事・理事は各会議において、出欠及び会場参加又はＺｏｏｍ参加を事務局に連絡しなければならない。
２　事務局は会議参加者に対し、会議開始前までに会議資料をメールにて送信する。
（運　営）
第２条　Ｚｏｏｍ参加者は、カメラはＯＮ（顔出し）とすること。
２　会議中の音声は発言者以外ミュートとすること。
３　自身の名称は「○○区氏名」とする。
４　資料の公開について基本は事務局で行うが、会議運営上その限りではない。
５　途中入退室の場合はチャットで申し出る事。
６　会議開催中に回線が著しく途切れる、または参加確認ができない場合は、会議出席とみなさない。
（議決権）
第３条　Ｚｏｏｍ参加者の議決権は、コメントを投稿する方法または画面上確認できる明確な意思表示により行う。

附則
１　本規定は、令和３年５月２６日から施行する

さいたま市ＰＴＡ協議会　｢PTA活動総合補償制度｣内規

（趣　旨）
第１条　この規程はさいたま市PTA協議会運営に関する細則第３条に基づき、｢PTA活動総合補償制度｣（以下、｢本補償制度｣
　という。）について、必要な事項を定める。
（目　的）
第２条　本補償制度は、さいたま市PTA協議会に属する各校のPTAの｢安心できるPTA活動｣の実現に貢献することを目的
　とする。
（加入資格）
第３条　本補償制度の加入対象は、本会の構成団体及び準構成団体に限る。
（委託業者）
第４条　本補償制度を委託する損害保険会社は複数社とし、その選定は理事会で行い、これを決定する。
２　扱代理店については、さいたま市内に事務所を有する専業の代理店とし、その選定は損害保険会社に一任する。
３　第一項の損害保険会社のうち、幹事保険会社は、理事会と定期的に募集状況及び損害に関する情報等の共有を行い、制度の
　安定的かつ発展的な運営のために最善を尽くすもとのする。募集ツールの作成・配布・説明会の実施及び加入対象団体の
　対応・事故処理対応等、本補償制度の保険実務の全てを担うとともに、その年度の募集結果については、速やかに報告を行う
　ものとする。
４　第一項の損害保険会社のうち非幹事会社は、幹事会社の支持に基づき、募集活動を行うものとする。また制度のより良い
　運営について幹事保険会社に対しアドバイス等を行うとともに、円滑な運営に協力するものとする。
５　幹事保険会社、非幹事h件会社間の分担比率については、幹事保険会社が制度運営における保険実務を一括して担うこと
　から、その実務負担に応じた比率を確保するとともに、募集活動等の状況を勘案して、理事会にて決定するものとする。
（利益収受の禁止）
第５条　役員及び職員は、委託業者から直接的又はまた間接的を問わず、一切の金品及びサービスの提供を受けてはならない。
２　理事による利益誘導を惹起させる場合は、理事会にてこれを厳に排除する。

付　則
１　この内規は、平成２６年５月１５日から施行する。